Comment ouvrir et gérer son épicerie ou sa supérette  ?

Depuis quelque temps l’idée d’ouvrir une épicerie vous trotte dans la tête, mais vous ne savez pas vraiment par où commencer ? Vous êtes déjà installé, mais souhaitez développer votre chiffre d’affaires ? Que votre commerce soit en ville ou dans un charmant village loin du tumulte des métropoles, découvrez les conseils Devlyx pour concrétiser tous vos projets.

SOMMAIRE

• Épicerie ou supérette
• Ouvrir son épicerie
• Choisir ses fournisseurs
• Fixer ses prix
• S’équiper d’un logiciel de vente simple et performant
• Tenir sa comptabilité
• Gérer ses stocks
• Développer son chiffre d’affaires
• Fidéliser ses clients

Épicerie ou supérette ?

Si le commerce de proximité semblait cantonné à un rôle de dépannage, la pandémie a accentué son attrait auprès des Français. Et, vous avez d’autant plus raison de vous y intéresser que les consommateurs sont très en demande de produits locaux, commercialisés dans des espaces les plus proches possible de leur domicile.

Épicerie ou supérette ? Quelles différences ?

La superficie est la principale différence entre ces deux espaces de vente. Les épiceries, ou alimentations générales, ont des surfaces de vente inférieures à 120 m2 quand les supérettes ont une surface comprise entre 120 m2 et 400M2 (au-delà nous entrons dans le secteur de la grande distribution).

Une supérette sera donc plus indiquée si votre idée est de vous diversifier dans le non alimentaire, la presse ou le service relais colis, ou de proposer une gamme d’alimentation générale étoffée (produits laitiers ou surgelés par exemple).

Ouvrir son épicerie

Qu’elle soit en ville ou à la campagne, une épicerie tient son succès d’un certain nombre de critères.

1. Indépendant ou en réseau de franchises

L’une des premières questions à se poser est le format de son commerce. Dois-je créer un commerce indépendant ou prendre une franchise, adossée à un groupe spécialiste ? Bien entendu, chaque approche a ses avantages et ses inconvénients.

Le choix de l’indépendance

Être indépendant garantit une liberté maximale sur sa gestion, sa gamme sa décoration ses promotions ou sa politique tarifaire. Elle peut donc convenir à une personne qui a l’expérience de ce type de commerce ou alors une approche originale qui ne rentrerait pas dans le cadre imposé par le master franchisé.

Mais, il vous est plus difficile de faire connaître votre point de vente dans certains cas et d’obtenir les meilleures tarifications.

Le choix de la franchise

Opter pour une franchise est forcément plus sécurisant, car celle-ci peut vous accompagner dans votre étude de marché et vous proposer un panel de solutions éprouvées :

• une communication globale qui vous permet de bénéficier d’une notoriété de marque établie ;
• une assistance à l’ouverture (aménagement du local aux normes en vigueur) ;
• des approvisionnements réguliers à des conditions déjà négociées ;
• une politique de promotions.

En revanche, vos idées personnelles peuvent être bridées par leur cadre. De plus, le coût de ces franchises peut être rédhibitoire. En effet, un apport personnel, généralement compris entre 7500 € et 25 000 €, est nécessaire pour couvrir le droit d’entrée et le coût de la formation initiale. Le franchiseur peut également inclure à son contrat des redevances périodiques ainsi qu’un minimum de commandes annuelles.

Le choix du format doit donc être étudié avec beaucoup d’attention. À vous de déterminer celui qui vous correspond le mieux.

2. Emplacement de votre commerce

C’est le crédo de tous les commerçants : « l’emplacement, l’emplacement, l’emplacement ». Une épicerie ne déroge pas à cette règle immuable. Il est donc important de choisir un fonds de commerce implanté dans un endroit passant et facile d’accès.

Dans tous les cas, il faut vous éloigner des périphéries dotées de centres commerciaux, mais également des supérettes de taille moyenne. Pour fidéliser votre clientèle, pensez dès votre ouverture au click and collect si vous êtes en ville et aux tournées en camion si vous êtes en milieu plus rural.

3. Aménagement de votre épicerie

Inutile de chercher une grande surface pour votre activité. Un local de taille modeste, mais bien agencé suffit amplement à une activité d’épicier. Cependant, il faut porter une attention particulière à son aménagement pensé pour fluidifier le passage de vos futurs clients et le réassort des rayons.

Travaux avant ouverture

La déco et les matériaux de finition, c’est très bien. Mais disposer d’une installation électrique performante et prévoyant une prise pour TPV ou TPE, c’est encore mieux pour votre liaison interbancaire même en cas de fermeture.

Conformité de votre épicerie

Tous les établissements recevant du public (ERP) ont l’obligation de demander en mairie une autorisation d’ouverture « en cas de travaux, de changement d’affectation, ou si l’établissement est resté fermé pendant plus de 10 mois ». De manière générale, les épiceries sont en catégorie 4 ou 5.

Équipement et mobilier

Pour bien aménager votre commerce, il vous faut prévoir :

• des rayonnages, dont un pour les fruits et légumes ;
• une armoire réfrigérée en parfait état pour respecter la chaine du froid des produits frais (faire un lien vers le texte chaine du froid) ;
• une réserve dotée de rangements pour votre stock ;
• un comptoir de caisse ;
• une chambre froide, le cas échéant ;
• un véhicule utilitaire aménagé pour les tournées et l’approvisionnement.

Astuces :

Organisez vos rayons par famille de produits : produits secs, conserves, boissons, produits frais… Et, placez près de votre caisse enregistreuse tactile les petits articles qu’il est aisé de dérober comme les gommes à mâcher ou les piles.

Sécurisation de votre commerce

Investir dans un système de surveillance vous offrira quelques avantages :

• sécurisation de votre local ;
• réduction du temps d’intervention des pompiers en cas d’incendie ;
• réduction du coût de votre assurance.

Bon à savoir :

Pour supporter tous ces coûts, vous pouvez bénéficier d’aides financières : cliquez ici pour découvrir les aides du gouvernement. La chambre de commerce et d’industrie ou vos élus locaux peuvent également vous obtenir des subventions dans le cadre du plan pour la revitalisation des campagnes.

4. Affichage réglementaire

Comme toute entreprise, votre commerce doit afficher un certain nombre d’éléments pour se conformer à la réglementation.

Cet affichage porte sur :

• les consignes de sécurité pour faciliter les interventions rapides et vous protéger ainsi que vos salariés, si vous en avez ;
• les règles d’hygiène ;
• les prix ;
• les modes de paiement.

Bon à savoir :

Pour vous prémunir des impayés, vous avez le droit de refuser certains modes de paiement, comme les cartes bancaires ou les chèques. Mais, vous devez en informer votre clientèle.

Par ailleurs, les espèces ne peuvent être refusées jusqu’à 1 000 € pour un résident français, 15 000 € si le client a résidence fiscale à l’étranger. Comme les faux billets sont fréquents pour les valeurs de 20 et 50 euros, il est vivement recommandé de vous doter d’un détecteur de faux billets, comme un stylo.

5. Choisir la date et vos horaires d’ouverture

Les 100 premiers jours d’un commerce sont les plus décisifs. C’est en effet durant cette période que vous ferez votre clientèle. Il est donc important de bien choisir votre date d’ouverture afin d’être assuré de sa présence. Évitez donc une ouverture durant les vacances scolaires, les ponts, les fêtes nationales ou régionales, etc.

S’agissant des horaires d’ouverture, il n’existe aucune réglementation générale en France pour les épiceries. Comme votre activité vise la proximité, il est plus judicieux d’ouvrir tardivement en vous conformant aux arrêtés préfectoraux et municipaux qui encadrent les horaires, ainsi que le Code du travail, notamment pour le travail de nuit (de 21 h à 6 h) et la vente d’alcool.

Choisir ses fournisseurs

Ouvrir une épicerie suppose de vendre différents produits et services complémentaires (réception de colis, tournées, photocopies, dépôt de pain, livraison à domicile…) afin de diversifier vos revenus. Mais comment identifier les fournisseurs ou grossistes ?

Pour les trouver, il existe plusieurs techniques : une recherche web par mot-clé, l’identification des fournisseurs d’autres épiciers, par exemple.

Votre sélection faite, vous devez arrêter vos choix selon quelques critères pour ancrer votre relation dans la durée et la confiance :

• un excellent rapport qualité/prix des produits ;
• leur mise à disposition : modes et délais de livraison, montants minimums de commande… ;
• les conditions de règlement de vos commandes : en avance, à la livraison, ou avec délai ;
• les risques d’approvisionnement ;
• les coûts du transport.

Nous vous encourageons vivement à privilégier des fournisseurs locaux qui deviendront également de fidèles clients (fromages, spécialités locales, produit de saison, vins, bières, etc.).

Parmi ces fournisseurs, choisissez des producteurs BIO pour élargir votre clientèle.

Fixer ses prix

Vos fournisseurs vous proposeront des prix de vente conseillés. Vous pourrez les adapter en fonction de la saison (vacances) ou des marges que vous souhaitez dégager.

Votre comptable peut vous indiquer les taux à appliquer selon chaque famille de produit.

En ce qui concerne la TVA, il existe principalement trois taux applicables en fonction de la catégorie de produits :

• le taux dit réduit de 5,5 % s’applique souvent à l’alimentaire ;
• le taux dit normal de 20 % est en général pour les services et boissons alcoolisées ;
• le taux dit intermédiaire de 10 % pour les produits à consommer sur place.

Pour plus de détails consulter les sites spécialisés : cliquez ici pour découvrir les précisions du gouvernements à ce sujet.

S’équiper d’un logiciel de caisse simple et performant

Le logiciel de caisse est un outil précieux pour un épicier. Il enregistre vos ventes et, pour les plus perfectionnés, vous aide à piloter au mieux votre activité. Sur ce point, il est important d’analyser vos besoins réels avec le soutien d’un professionnel de l’encaissement.

Dans tous les cas, veillez à ce que le modèle choisi soit certifié et conforme aux nouvelles obligations de la loi de finances 2018 (LNE ou NF525)

Caisses numériques et alphanumériques

Les caisses numériques sont très simples. Elles fonctionnent comme des calculatrices améliorées.

Les modèles de caisses alphanumériques basiques permettent de :

• saisir les produits et articles en mode manuel,
• choisir le mode de paiement, 
• configurer certaines manipulations.

En fin de journée, il vous permettra d’éditer votre chiffre d’affaires, ventilé par taux de TVA.

Il existe des modèles plus intelligents comme les caisses tactiles, les tablettes et les TPV (terminaux de point de vente).

Les solutions d’encaissements tactiles

Ces solutions combinent à la fois les fonctionnalités d’une caisse traditionnelle et des fonctions de gestion (sur un terminal tout-en-un ou déporté sur un PC).

Les principales fonctions de gestion sont :

• la gestion des stocks,
• la gestion des achats,
• les statistiques de vente,
• la gestion des clients en compte,
• la fidélité,
• la gestion des promotions,
• l’impression des étiquettes de balisage,
• la gestion à distance.

Quel que soit votre choix, préférez une solution adaptée à vos besoins et évolutive.

Les périphériques du logiciel de point de vente

L’utilisation d’un logiciel de caisse nécessite différents périphériques qui peuvent varier en fonction des besoins.

En fonction de la configuration de votre comptoir, choisissez :

• un tiroir-caisse à ouverture verticale ou horizontale ;
• un afficheur client (obligatoire) intégré à la caisse enregistreuse ou déporté ;
• un simple scanner ou un scanner grand passage, éventuellement connecté à une douchette mains libres, pour lire les codes-barres des produits  ;
• une imprimante à tickets ou une multifonction avec impression chèque ;
• un lecteur de carte bancaire (TPE) connecté ou non à la caisse ;
• une balance certifiée également connectée ou non.

Bon à savoir :

Depuis l’entrée en vigueur de la loi anti-gaspillage, les tickets de caisse ne sont plus obligatoires pour les montants d’achat inférieurs à 20 €. Ils ne sont à imprimer que sur demande du client auquel il est possible de proposer un envoi par mail. Au 1er janvier 2022, le montant sera porté à 30 €.

Tenir sa comptabilité

Tous les commerçants doivent être inscrits au registre du commerce et des sociétés (RCS). À ce titre, vous devez tenir une comptabilité sincère et fidèle à la réalité de l’entreprise. Elle peut être simplifiée ou non.

Certains logiciels d’encaissement proposent des exports comptables à transmettre directement à votre cabinet comptable.

Conseils pour bien tenir votre comptabilité

La bonne tenue de votre comptabilité nécessite que vous conserviez tous vos justificatifs : factures d’achat, de vente, relevés bancaires.

Il est aussi important de faire un bilan régulier de vos dépenses et de vos encaissements, notamment grâce à l’acquisition d’un logiciel de gestion : Cliquez ici pour découvrir le logiciel de gestion DeVance+ .

Gérer ses approvisionnements

Pour maximiser la rentabilité de votre épicerie, vous devez avoir le bon stock, placé au bon endroit et au meilleur prix. L’idée est d’éviter les ruptures, sans pour autant surstocker afin de ne pas immobiliser trop de cash. C’est pourquoi il est essentiel de bien gérer vos approvisionnements afin de connaître en temps réel le nombre d’articles disponibles dans votre épicerie.

Les différentes méthodes d’approvisionnement

Ces enjeux doivent respecter certaines règles : votre sécurité et celle de vos salariés si vous en avez ; la préservation des produits et l’optimisation de votre espace de vente. L’équation n’est pas si simple d’autant plus qu’il existe trois méthodes différentes d’approvisionnement :

• la méthode FIFO (First In First Out) ou « premier entré premier sorti » ;
• la méthode LIFO (Last In First Out) ou « dernier entré premier sorti » ;
• la méthode FEFO : First Expired First Out ou « premier expiré, premier sorti » qui est la plus adaptée pour gérer les produits frais et leur DLC.

Il est donc judicieux de configurer votre logiciel de caisse pour choisir la méthode qui convient le mieux en fonction des familles d’articles. Ainsi, vous atteindrez une grande rotation de vos stocks. Leur coût sera donc minimisé en raison de leur rapide renouvellement, l’amortissement des frais fixes étant réparti sur une plus grande quantité d’articles.

Le logiciel de gestion de stock, un atout pour votre gestion

Un logiciel de gestion des stocks vous permet de gérer au mieux les entrées et les sorties de vos produits en temps réel. Il facilite donc :

• la gestion de vos coûts en diminuant les stocks dormants ;
• la gestion de vos réassorts notamment s’il permet l’interconnexion avec la plateforme de vos fournisseurs ;
• l’inventaire physique de vos produits, témoin obligatoire de votre bilan comptable selon l’article L.123-12 du Code du Commerce, et pouvant être annuel, tournant ou permanent.

Développer son chiffre d’affaires

L’augmentation de vos ventes s’appuie sur la disponibilité des produits, mais également une bonne politique tarifaire et une diversification de votre offre et de vos services. Mais, pour savoir où vous êtes, il est évident que vous devez suivre votre activité grâce aux :

• indicateurs de performance,
• flux de trésorerie,
• analyse des process internes.

Cela est vrai même si vous êtes dans un village. Car, l’étude des produits qui fonctionnent ou non, des plages de fréquentation, de la durée moyenne des produits frais dans vos stocks sont autant de données exploitables pour performer votre activité. Gardez à l’esprit que mieux vendre n’est pas forcément synonyme de vendre plus. Une vision de long terme de votre activité se nourrit à la fois de la qualité (transparence, souci et écoute du client, services associés…) et de la quantité. Cela est d’autant plus vrai pour une épicerie où la confiance est au cœur de la relation client.

De plus, en fonction des opportunités liées à votre localisation, n’hésitez pas à proposer des services complémentaires comme la presse nationale et/ou les quotidiens régionaux (excellents vecteurs de flux clientèle), la restauration rapide, la FDJ, le tabac… Pour vous faciliter leur commercialisation et leur gestion, il est important de sélectionner un logiciel d’encaissement capable de vous accompagner dans ces différentes activités. Par exemple, la presse nécessite un logiciel capable de vous mettre à disposition vos bordereaux de livraison ou de vous aider à gérer les invendus ; comme le logiciel DeVance+ pour le tabac, la presse et le livre.

Conseils pour mieux vendre

Grâce à sa présence physique, votre épicerie capte tous les sens des clients. Tout au long de son parcours, assurez-vous donc de les solliciter positivement avec :

• un espace propre et rangé,
• la diffusion de bonnes odeurs,
• une bande sonore non agressive,
• un accès facilité aux produits,
• des séances de dégustation de produits d’agriculteurs voisins, par exemple.

Organisez vos linéaires de façon méthodique pour ne pas perdre vos clients. Remettez toujours les produits du fond de vos étagères devant. Mettez des publicités dans votre épicerie pour augmenter la valeur du panier des clients.

Si vous développez un site internet en prolongement de votre boutique pour proposer le click and collect, par exemple, veillez à ce que son design soit bien pensé tout comme le tunnel de vente.

Fidéliser ses clients

La présence d’une épicerie sur un territoire dépanne beaucoup, mais pas seulement. Une épicerie, c’est aussi un lieu de vie où les clients aiment à découvrir de nouveaux produits de qualité dans un cadre chaleureux et accueillant. Et, plus vous proposerez de services, plus votre commerce sera fréquenté.

Par exemple, le retrait d’un colis peut générer une vente de boissons fraîches en été ou d’un complément de légumes pour le dîner du soir. Une photocopie peut amener la vente d’un journal ou d’un panier garni réalisé par un producteur local… Vous l’aurez compris, la fidélisation des clients génère des ventes en mode plus plus plus !

Autre astuce : le programme de fidélité. De la simple carte client jusqu’au système de gestion complète en ligne (analyse des comportements d’achat, gestion des e-mailings, géolocalisation des clients, date d’anniversaire…), il participe à booster votre chiffre d’affaires.

Conseils pour mieux fidéliser vos clients

Voici nos derniers conseils pour fidéliser vos clients :

1. Écoutez-les pour mieux les satisfaire

2. Croyez aux produits que vous commercialisez

3. Promettez ce que vous pouvez réaliser : survendre rime souvent avec déception

4. Jouez sur les émotions pour mieux vendre

5. Ayez toujours un produit de remplacement à proposer en cas de rupture

6. Proposez toujours un produit complémentaire à ceux présents dans le panier de vos clients

7. Créez un compte sur un réseau social pour faire des nouvelles arrivées ou de proposer à vos clients de suivre en live vos tournées

8. Proposez des comptes clients avec facturation fin de mois pour les petits achats

9. Mettez en place un programme de fidélité

10. Développez le service du click and collect

Pourquoi choisir Devlyx pour la gestion de votre épicerie ?

Le logiciel DeVance+ a été conçu pour répondre à tous les enjeux d’un épicier : encaisser rapidement, gérer efficacement son point de vente et développer son activité.

Les points clés de l’encaissement :

• Base d’articles à jour des prix et des codes à barres (mise à jour automatique par le cloud Devlyx)
• Claviers personnalisables, claviers spécifiques fruits et légumes
• Fonctions métiers : remise, vente par lot, l’appel de prix, conditionnement, vente poids prix, vente article pesable (le logiciel Devlyx propose la connexion balance)

Les points clés de la gestion :

• L’accès à distance
• La gestion des promotions
• La gestion des caissiers
• Interface intuitive (timeline)
• Tableau de bord (suivi de l’évolution du chiffre d’affaires)

Les points clés pour développer son activité :

• Communiquer sur un écran client
• Ajouter des nouveaux métiers : tabac, presse, carburant, FDJ
• Ajouter des services additionnels : relais colis, click and collect, téléphonie et e-paiement